importare l'email di Outlook nel database di Access

Sommario:

Il post completo sottolinea come importare l’e-mail di Outlook nel database di Access. Quindi, esplorare alcuni modi migliori per condividere i dati tra Access e Outlook senza alcuno sforzo.

Scenario pratico:
  1. Sto cercando di importare e-mail in un database di Access. Tutto funziona bene, ma vorrei importare anche la data e l’ora di ricezione e invio della posta elettronica nel database. Questo campo non viene visualizzato nella procedura guidata di importazione.

L’ho provato su un altro computer con una versione più recente di Outlook e Access, ma l’opzione di importazione in Access non viene visualizzata.

  1. Ho creato alcuni software per la quotazione e l’evasione degli ordini in MS Access 2007. Voglio poter selezionare un’e-mail nella Posta in arrivo di Outlook, premere un pulsante personalizzato che controlla l’indirizzo e-mail del mittente nel mio database Access. Dovrebbe quindi presentare un elenco di tutti gli ordini associati a tale indirizzo e consentire all’utente di selezionarne uno. Una volta selezionato, una copia dell’email verrà quindi creata nel database in base a tale ordine.

Sto seguendo alcune indicazioni sul modo migliore per farlo. Il mio database di accesso è suddiviso con un frontend e un back-end. Ho esperienza con VBA in MS Access, ma ho un’esperienza molto limitata con tali attività di integrazione. Spero che con un po ‘di guida riuscirò a capire il resto.

Perché è necessario importare l’email di Outlook nel database di Access?

L’accesso è il software di database di Microsoft e Outlook è un software di posta elettronica. Cosa succede se hai bisogno di lavorare con questi due software diversi allo stesso tempo?

Non preoccuparti perché ora puoi facilmente raccogliere o aggiornare le informazioni tramite e-mail utilizzando Microsoft Access 2007 / 2010/2013/2016 con Microsoft Outlook 2007/2010/2013/2016.

Access ti aiuta in questo attraverso la creazione di un modulo di raccolta dati e l’invio del modulo nel messaggio di posta elettronica. Quando i destinatari dell’email restituiscono i moduli compilati, è possibile scegliere di elaborare e archiviare automaticamente i dati raccolti in un determinato database di accesso. In questo modo è possibile risparmiare molto tempo e sforzi, che in genere sono coinvolti durante il processo di copia / incolla o di inserimento manuale dei dati.

Questo tutorial ti offre i migliori consigli e trucchi per l’integrazione tra accesso e Outlook. Quindi, se hai bisogno di lavorare con il tuo database di accesso ed e-mail contemporaneamente, dai un’occhiata a questo tutorial per condividere i dati tra Access e Outlook.

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Come importare da Outlook in Access 2007, 2010 o 2013

1.Prima di tutto è necessario creare un nuovo database vuoto.

  1. Dopo seleziona quindi una tabella.
  2. Ora selezionare per la scheda Dati esterni.
  3. Ora vai all’Importazione  & Collega il gruppo e tocca Altro dopo quindi scegli: Opzione cartella Outlook da esso.

  1. Si aprirà la finestra “Ottieni dati esterni – Cartella di Outlook”. All’interno di questa finestra della procedura guidata verranno visualizzati tre pulsanti di opzione da cui è necessario selezionare l’ultimo. vale a dire:

Collega all’origine dati creando la tabella collegata

  • Poiché quest’ultima opzione è silenziosa a portata di mano quando si eseguono lavori frequenti con lo stesso set di dati, che spesso continua a cambiare. Questa opzione ti aiuta sempre ad avere i dati più recenti.

  1. La successiva finestra di dialogo aperta della procedura guidata consente di espandere la visualizzazione ad albero delle cartelle di Outlook:

Facendo clic sul segno più è possibile espandere la rubrica, la casella di posta, la cartella pubblica ecc. Quindi, effettuare la selezione per i dati che si desidera collegare in MS Access come tabella.

Ad esempio: se si desidera collegare i dati dei contatti, espandere la cassetta postale e selezionare il nodo Contatti. E tocca l’opzione Avanti.

  1. Nell’ultima forma guidata, specificare il nome della tabella collegata e premere Fine quando la procedura guidata di collegamento / scambio viene visualizzata con la finestra di dialogo completata, quindi fare clic sul pulsante OK.

  1. Ora vedrai la tabella collegata nel tuo database.

Importa da Outlook in Access 2003 e precedenti

  1. Crea un nuovo database vuoto.
  2. Scegli un tavolo.
  3. Dal menu file -> Ottieni dati esterni-> Importa …
  4. Nell’elenco File di typedropdown selezionare Exchange () o Outlook ()

Importazione dei dati di Access in Outlook

Se è necessario importare il database di accesso in Outlook, è necessario archiviare il database nel formato .mdb di Access 97-2003. Come Outlook 2007 e la sua versione successiva non accetterà il nuovo formato Accdb di Access 2007-2013. È un limite di importazione ed esportazione dalla prospettiva.

Quindi, per importare la tabella del database di accesso a Outlook, è necessario utilizzare il comando Esporta-> File di testo all’interno dell’accesso e quindi salvarlo nel file con estensione .csv anziché con estensione txt (o rinominarlo in seguito). Come in Outlook c’è un’opzione da importare da un file CSV.

Come aggiungere i dati tramite Outlook per accedere al database?

L’accesso Microsoft ha tali caratteristiche che collegano perfettamente la tabella del database a Outlook. Questo aiuta a raccogliere facilmente i dati degli utenti tramite messaggi e-mail. Questa sezione del tutorial ti mostrerà i passaggi per eseguire l’impostazione completa del modello di email per la raccolta dei dati. Insieme con i passaggi per l’elaborazione dei dati raccolti.

Passaggio 1: creazione del messaggio di posta elettronica

Seguire questi passaggi per creare il messaggio e-mail:

  1. Selezionare la tabella per la quale è necessario raccogliere i dati dal riquadro di spostamento.
  2. Andare ora alla scheda Dati esterni sulla barra multifunzione, nel gruppo Dati raccolta, toccare Crea e-mail.
  3. La procedura guidata di messaggio per la raccolta dei dati tramite i messaggi di posta elettronica dovrebbe essere aperta come:

  1. Ora tocca il prossimo Nella prossima finestra aperta avrai l’opzione di scegliere il tipo di modulo email che vuoi usare. Qui otterrai due opzioni i.e moduli HTML o InfoPath dai quali puoi sceglierne solo uno.

Se l’utente non ha InfoPath installato sul proprio PC, selezionare l’HTML.

  1. Dopo aver effettuato la scelta, tocca su Avanti
  2. Se la tabella contiene dati esistenti, viene visualizzata la schermata successiva in cui verrà scelto se i dati che si stanno raccogliendo sono nuove informazioni o per aggiornare i dati esistenti nella tabella.

  1. Toccare l’opzione Avanti dopo aver effettuato la selezione.
  2. La schermata successiva consente di selezionare i campi della tabella che si desidera includere nel messaggio e-mail per la raccolta dei dati. È possibile impostare l’ordine dei campi o modificare le didascalie delle etichette per ciascun campo.

  1. Dopo aver selezionato tutti i campi che si desidera raccogliere, toccare l’opzione Avanti per raggiungere la schermata successiva.

  1. Nella prossima finestra aperta l’utente può specificare quale cartella di Outlook viene utilizzata per memorizzare le risposte e-mail per i dati raccolti. Bene, l’utente può apportare modifiche alla posizione predefinita toccando il nome della cartella e quindi passare alla finestra di Outlook e scegliere o creare una nuova cartella.

  1. Nella stessa schermata, se si desidera che tutte le risposte e-mail vengano elaborate automaticamente, è necessario specificare solo qui. Ciò significa che i dati raccolti verranno automaticamente aggiunti alla tabella di accesso.

  1. Per controllare il processo dati, fare clic sul collegamento etichettato come “Imposta proprietà per controllare l’elaborazione automatica delle risposte”. Si aprirà la seguente schermata delle opzioni.
  2. Nella schermata aperta, fare clic su Avanti per andare al passaggio successivo.
  3. Nella schermata successiva specificare come si desidera fornire l’indirizzo e-mail per i destinatari del messaggio.

  1. Se hai effettuato la selezione per dare l’indirizzo email dalla tabella di accesso. Continua a fare clic sull’opzione Next per visualizzare un’altra schermata.

  1. Selezionare il campo dell’indirizzo e-mail dalla tabella corrente o correlata e quindi toccare l’opzione successiva.
  2. La prossima finestra aperta tutto per specificare la riga dell’oggetto e il corpo del messaggio ecc.

  1. Toccare Avanti per raggiungere la schermata successiva. Questa schermata contiene solo informazioni.

  1. Se si preme di nuovo l’opzione successiva, è possibile selezionare destinatari specifici per il messaggio di posta elettronica. Quindi, invia qualsiasi messaggio a tutti i tuoi destinatari.

  1. Dopo aver completato il tuo messaggio, tocca Invia.
  2. Una volta che l’utente riceve i messaggi e-mail, tutto ciò che devono fare è rispondere dopo aver riempito il modulo completo nel messaggio con le informazioni richieste.

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Passaggio 2: Gestire automatica rispondere lavorazione

Dopo aver impostato l’e-mail di raccolta dei dati, vai alla schermata Opzioni per modificare le sue impostazioni. Basta seguire questi passaggi:

1.Vai alla scheda Dati esterni sulla barra multifunzione, nel gruppo Raccogli dati. Quindi, toccare Gestisci risposte. Si aprirà la finestra di dialogo Gestisci messaggi raccolta dati.

  1. Con il modello di messaggio raccolta dati è possibile apportare modifiche all’elemento evidenziato. Dopo, fai clic sul pulsante Opzioni messaggio.
  2. La prossima schermata aperta sarà la finestra di dialogo “Raccolta dati usando le opzioni di posta elettronica”.

  1. In questa schermata aperta, puoi selezionare o deselezionare le opzioni che desideri scegliere.
  2. Toccare l’opzione OK per chiudere la finestra Opzioni.
  3. Premi l’opzione Chiudi nella finestra di dialogo Gestisci messaggi raccolta dati.

Passaggio 3: elaborazione Rispondi

È l’ultimo ma il più importante passo di aggiungere email di Outlook per accedere al database. Come, se non si imposta la raccolta dei dati della posta elettronica per essere elaborati automaticamente da Outlook. Oppure, se la riproduzione non riesce a elaborare, puoi elaborare manualmente ciascuna risposta semplicemente seguendo i passaggi completi:

  1. Assegna la cartella che hai selezionato per la memorizzazione dei dati raccolti in Outlook.
  2. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla risposta dell’utente che si desidera elaborare e selezionare Esporta dati in Microsoft Access.
  3. Nella finestra di dialogo Esporta dati in Microsoft Access, verificare i dati da aggiungere alla tabella e selezionare l’opzione OK.
  4. Al termine dell’esportazione, verrà visualizzata la finestra di conferma.

5. È necessario ripetere gli stessi passaggi per ciascuna risposta

6. È necessario ripetere questi passaggi per ciascuna risposta che si desidera elaborare.

Conclusione

Si spera che ora sia possibile utilizzare facilmente Importa posta elettronica Outlook nell’attività del database di Access. Prova attentamente i passaggi sopra citati e condividi le tue esperienze con noi nella nostra sezione commenti.



Come importare l’email di Outlook nel database di Access?