Come convertire Access Segnala in file PDF

Sommario:

oggi Il nostro argomento di discussione riguarda come convertire il rapporto di Access in file pdf. Oltre a ciò avrai un’idea su come importare / esportare il rapporto di Access in pdf e molto altro …!

Molti di voi devono aver utilizzato MS Access per archiviare diverse informazioni, ma sapete che è possibile aggiungere file anche al database di Access? Bene, MS Access semplifica questo difficile compito definendo uno speciale campo allegato che contiene dati complessi. Se sei disposto a utilizzare il file PDF nel database di Access, dai un’occhiata a questo post.

Poiché è specificamente scritto con la prospettiva principale di fornire a tutti voi ogni pizzico di informazioni su come convertire il rapporto MS Access in file pdf, importare file PDF nel database Access ed esportare il rapporto Access in più file pdf.

Come importare file PDF nel Access database

importare file PDF nel Access database

È possibile importare il file pdf nel database di Access semplicemente aggiungendolo dal campo allegato. Scopri come si deve fare. Qui eseguiremo questo in due sezioni, in modo che tu possa capirlo più chiaramente.

1: aggiungendo un campo allegato

2: Aggiungi PDF alla tabella

Passaggio 1: aggiungendo un campo allegato

  1. All’inizio apri il tuo database MS Access e poi vai al riquadro di navigazione.
  2. Ora fai clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella di accesso in cui devi aggiungere il documento PDF.
  3. Toccare l’opzione “Visualizzazione struttura”. Vedrai che Access visualizzerà una tabella con il nome del campo su di essa. Scorri verso il basso fino a questa tabella e vai a una riga vuota senza nome di campo su di essa.
  4. Mantieni il cursore del mouse sulla colonna Nome campo di quella particolare riga. Successivamente, assegnare il nome per questo campo allegato. Supponiamo che tu voglia conservare il nome del campo PDF per una facile identificazione, quindi digita il PDF laggiù.
  5. Proprio accanto al nome che hai assegnato di recente, verrà visualizzato un menu a discesa di Tipo di dati. Quindi, da questo menu a discesa scegliere il tipo di dati “Allegato”. Quindi premi “Ctrl + S” per salvare tutte le modifiche fatte da te.

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Passaggio 2: aggiungi PDF alla tabella

Dopo aver creato la tabella nel database è tempo di inserire  documento PDF nella tabella  database di Access.

  1. Dalla barra dei menu del database di Access toccare la scheda “Visualizza”. Quindi tocca “Vista Foglio dati”. Mantenendo la tabella nella vista del foglio dati, sarà possibile aggiornare facilmente i dati nella tabella.
  2. Ora arriva a quella riga che sta avendo il record che si desidera aggiornare. Supponiamo che sia necessario aggiungere il documento PDF nella 20a riga, quindi scorrere fino a quella riga.
  3. Vai al campo degli allegati che hai aggiunto nel passaggio 1. Ora tocca due volte quel campo per aprire la finestra di dialogo degli allegati.
  4. Premi sull’opzione Aggiungi e questo aprirà la finestra di Scegli file. Da questa finestra è possibile scegliere il file allegato PDF.
  5. Dopo la selezione del file PDF che si desidera aggiungere nella tabella di Access. Toccare il pulsante “Apri” e quindi l’opzione “OK”.

Vedrai che il tuo file PDF verrà aggiunto nella riga della tabella che hai selezionato.

Come convertire rapporto Access in PDF

convertire rapporto Access in PDF

Dopo aver appreso come aprire o importare file pdf nel database Access. È tempo di passare alla nostra prossima sezione, ovvero come convertire il rapporto di Access in file PDF.

Ecco il passaggio per convertire il rapporto di Access in file pdf. Seguilo attentamente:

  • Apri il rapporto di accesso.
  • Successivamente, vai alla barra dei menu della barra dei menu del database di Access. Qui tocca la scheda Dati esterni e quindi dal gruppo Esporta scegli l’opzione PDF o XPS.

convertire rapporto Access in PDF

  • Scegliere il percorso del file o della cartella in cui si desidera salvare il file pdf di Access.
  • Successivamente, tocca su Pubblica.

convertire rapporto Access in PDF 1

  • Toccando l’opzione di pubblicazione si aprirà automaticamente il rapporto di accesso in formato file PDF.

Tutto fatto…! Ora puoi vedere che il tuo rapporto Access è stato convertito con successo in formato file PDF.

Non è facile …!

Se è necessario eseguire questa attività su base regolare, diventa abbastanza irritante eseguire questo passaggio manuale. A quel tempo hai bisogno di qualche soluzione semplice. Con la quale in un solo clic è possibile immediatamente esportare rapporto di Access in file PDF.

Quindi, nel nostro prossimo passo impareremo come esportare il rapporto di Access in PDF usando VBA.

Come esportare rapporto di Access in file PDF tramite VBA

esportare rapporto di Access in file PDF tramite VBA

In questa sezione del mio post imparerai come progettare una funzione VBA che ti aiuti a convertire il rapporto Access in file PDF con un solo clic del pulsante.

Ora non è necessario andare ogni volta sulla barra dei menu di Access per convertire il report di Access in pdf.

I passaggi per realizzare una funzione VBA che salva il rapporto di Access in formato file PDF

esportare rapporto di Access in file PDF tramite VBA 1

  1. Aggiungi un pulsante di comando nel rapporto

Prova il seguente metodo se hai già un rapporto di Access. Se non lo è, fallo prima.

Aprire la vista di progettazione del database di Access e quindi aggiungere un pulsante nella sezione dell’intestazione del report. Proprio come mostrato in figura.

Aggiungi un pulsante di comando nel rapporto

Assegna il nome di questo pulsante come cmd_exportPDF. A tale scopo, procedere come segue:

  1. Nella vista di progettazione, selezionare il pulsante.
  2. Premere il tasto ALT + Invio dalla tastiera per aprire la finestra delle proprietà.
  3. Ora tocca la scheda Altro e quindi il Nome
  4. Successivamente, è necessario modificare il valore del nome in questo; cmd_exportPDF.

2. Aggiungi il codice per il pulsante di comando

Per aggiungere il codice, è innanzitutto necessario aggiungere un evento On_Click sul pulsante.

  1. Mantenendo selezionato il pulsante cmd sopra, ancora una volta vai alla finestra delle proprietà.
  2. Toccare l’evento
  3. Cerca al clic e quindi seleziona …
  4. Verrà visualizzato un menu Scegli Builder che si apre sullo schermo. Seleziona Code Builder e tocca su OK
  5. Dopo che questo VBA Editor si apre sullo schermo.

Devi solo copiare il codice qui sotto.

Ricorda: devi aggiornare i valori per nome file e percorso cartella. Puoi vedere nella sezione commenti, ognuno ha un asterisco (*).

Function FileExist(FileFullPath As String) As Boolean
Dim value As Boolean
value = False
If Dir(FileFullPath) <> “” Then
value = True
End If
FileExist = value
End Function

Private Sub cmd_exportPDF_Click()

Dim fileName As String, fldrPath As String, filePath As String
Dim answer As Integer

fileName = “Member Contact Details” ‘filename for PDF file*
fldrPath = “C:\Users\Jessica\Desktop\PDF Exports” ‘folder path where pdf file will be saved *

filePath = fldrPath & “\” & fileName & “.pdf”

‘check if file already exists
If FileExist(filePath) Then
answer = MsgBox(prompt:=”PDF file already exists: ” & vbNewLine & filePath & vbNewLine & vbNewLine & _
“Would you like to replace existing file?”, buttons:=vbYesNo, Title:=”Existing PDF File”)
If answer = vbNo Then Exit Sub
End If

On Error GoTo invalidFolderPath
DoCmd.OutputTo objecttype:=acOutputReport, objectName:=Me.Name, outputformat:=acFormatPDF, outputFile:=filePath

MsgBox prompt:=”PDF File exported to: ” & vbNewLine & filePath, buttons:=vbInformation, Title:=”Report Exported as PDF”
Exit Sub

invalidFolderPath:
MsgBox prompt:=”Error: Invalid folder path. Please update code.”, buttons:=vbCritical

End Sub

Queste righe di codice:

  1. Controllare se il file PDF con lo stesso nome file è già presente nella cartella specificata.

Se è presente, verrà visualizzato un messaggio che chiede di sostituire il vecchio file con quello nuovo sullo schermo.

Al momento, se si seleziona l’opzione “sì”, il processo PDF del rapporto di accesso all’esportazione continuerà. Se si preme l’opzione “No”, il processo di conversione verrà interrotto.

  1. Supponi di aver inserito un percorso per la cartella che non esiste. In quel momento riceverai un messaggio relativo all’aggiornamento del percorso della cartella specificato nel codice. Il processo di esportazione del rapporto di accesso in PDF non proseguirà fino a quando non sarà corretto.
  2. Dopo l’esportazione corretta del rapporto di Access, verrà visualizzato un messaggio che indica che “il file PDF è stato salvato correttamente ora”.

Ora è il momento di provare il tuo pulsante.

anche leggi:

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Punti da ricordare durante la conversione rapporto di Access in file PDF

conversione rapporto di Access in file PDF

Suggerimenti:

  • Se si è in modalità Access Design, è possibile visualizzare qualsiasi file PDF semplicemente toccando due volte il campo con il PDF. Quindi tocca l’opzione “Apri”.
  • Un’icona della graffetta appare sul campo con gli allegati. Mostrerà anche il numero di allegati in quel particolare campo.
  • Dopo aver allegato il campo nella tabella è impossibile convertirlo in un altro tipo di dati. Quindi, elimina quel particolare campo se non lo richiedi.

Incartare:

Ora devi avere abbastanza idea su come utilizzare il file PDF con il database di Access. Quindi, esegui qualsiasi operazione di conversione, importazione ed esportazione di file PDF nel tuo database Access senza sforzo.

Se stai trovando, questi passaggi manuali difficili e difficili, puoi avvicinarti alla conversione online del file Access in pdf usando il Access al  PDF convertitore in linea.

Se nel frattempo esegui questi passaggi, sfortunatamente se riscontri problemi, condividilo con noi. Quindi, posso aiutarti per risolverlo.

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Pearson Willey è uno scrittore di contenuti di siti Web e lungo-forma pianificatore di contenuti. Oltre a questo, è anche un avido lettore. Quindi sa benissimo come scrivere un contenuto accattivante per i lettori. Scrivere è come un vantaggio crescente per lui. Ama esplorare le sue conoscenze su MS Access e condividere blog tecnici.