Converti report di Access in documento Word – (passo passo)

Microsoft Access è un popolare DBMS (Database Management System) che consente agli utenti di creare e gestire database. Offre varie eccellenti funzionalità e utilità per la generazione di report, che possono riassumere e presentare i dati in un formato strutturato. Tuttavia, potrebbero esserci momenti in cui è necessario convertire il report di Access in un documento di Word per ulteriori modifiche, distribuzioni o presentazioni.

In questo articolo esploreremo il motivo per cui è necessario esportare il rapporto di Access in un file Word e una guida passo passo completa su come farlo.

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Perché è necessario convertire i report di Access in file Word?

Ecco alcuni dei motivi per cui è necessario esportare i report del database Access in documenti Word:

  1. Modifica semplice: i file Word sono più facili da modificare e modificare rispetto ai report del database Access.
  2. Formattazione migliorata: Microsoft Word offre funzionalità di formattazione più avanzate, come intestazioni, stili di testo, layout e design.
  3. Collaborazione: molto probabilmente i documenti Word vengono utilizzati per la collaborazione e la condivisione. Permetto ad altri di aggiungere commenti e suggerimenti.
  4. Integrazione: i file MS Word possono essere facilmente integrati con altre applicazioni e strumenti MS Office.

Leggi anche: Come convertire il report di Access in un file PDF?

Modi per convertire il report di Access in un documento Word

Per la conversione del rapporto di Access in Word, puoi provare i seguenti metodi:

Quando un utente esporta il report di Access, la procedura guidata esporta i layout e i dati del report di Access e li conserva nel documento di Word. La procedura guidata si prende cura di non apportare alcuna modifica al modello di formattazione. Ti presenterà un documento Word esportato che assomiglia allo stesso rapporto di Access.

Modo 1: esporta i dati di Access in un documento Word

Ecco i seguenti passaggi per esportare i dati di Access in un documento Word. Seguendo questi passaggi puoi pubblicare facilmente il report di Access come documento Word.

Anche dopo aver esportato il report di Access in Word, è possibile apportare eventuali modifiche alla formattazione. Tutti gli oggetti esportati dei report di Access in MS Word sono in formato RTF (Rich Text Format).

  • Effettuare una selezione per il report di Access che si desidera esportare nel documento Word.
  • Ora nella finestra dell’applicazione Access vai alla scheda “Dati esterni”.
  • Successivamente entra nel Gruppo Esportazione. Tocca l’opzione Altro.

Converti report di Access in documento Word

  • Dall’elenco a discesa di ulteriori opzioni scegliere Word.

Converti report di Access in documento Word

  • Ora vedrai sullo schermo una finestra di esportazione – File RTF che appare e si apre.

Converti report di Access in documento Word

  • Premi l’opzione Sfoglia per assegnare la posizione in cui desideri archiviare il tuo documento Word.
  • Toccare l’opzione OK.
  • Se non si desidera salvare la fase di esportazione per riferimento futuro. Quindi premi l’opzione Chiudi presente nella parte inferiore della finestra di salvataggio dell’esportazione.

salvataggio dell'esportazione

  • Durante il processo di esportazione del rapporto di Access in Word verrà visualizzato un messaggio.
  • Dopo il completamento del processo di esportazione. È ora di visualizzare il documento. Per questo Access aprirà il documento Word al termine dell’attività di esportazione.

salvataggio dell'esportazione

In alternativa, puoi anche andare manualmente nella posizione che hai assegnato nel passaggio precedente per salvare il documento esportato.

Modo 2: utilizzare la stampa unione per inviare i dati di Access a Word

L’utilizzo della stampa unione per inviare dati di Access a Word è il modo migliore per mantenere i dati di Access in funzione.

Ecco i passaggi completi per realizzare una stampa unione di Word all’interno dell’applicazione Access:

  • Innanzitutto, apri il database di Access contenente gli indirizzi che desideri unire con la tua applicazione Word.
  • Se il riquadro di spostamento non è aperto, premere F11 per aprirlo.
  • Scegliere la query o la tabella di Access con gli indirizzi. Ma se questi campi indirizzo si estendono su più tabelle. Quindi crea prima una semplice query di selezione con l’intero campo richiesto di cui hai bisogno. Successivamente, utilizza quella query per il processo di unione.
  • Vai a Dati esterni e poi dal gruppo Esporta scegli l’opzione Unisci parole.

Unisci parole

  • Verrà aperta la finestra di dialogo della procedura guidata di stampa unione di Microsoft Word.
  • Selezionare tra le due opzioni se:
  1. Vuoi collegare i tuoi dati a un documento Microsoft Word esistente.
  2. Oppure creare un nuovo documento e quindi collegarvi i dati.

documento Microsoft Word

  • Dopo aver scelto una delle opzioni di cui sopra. Tocca il pulsante OK.

Dopo aver eseguito il passaggio precedente vedrai un documento Word insieme alla scheda Invii del riquadro Stampa unione che si aprirà sullo schermo del tuo PC.

  • È possibile seguire i passaggi della procedura guidata toccando Precedente e Successivo. È presente nella sezione inferiore del riquadro Stampa unione.

riquadro Stampa unione

  • Nel terzo passaggio della procedura guidata non è necessario scegliere nuovamente l’elenco dei destinatari. Poiché questo era già stato determinato in Access. Ma se vuoi controllare l’elenco finale, fai clic su Modifica elenco destinatari. Dalla casella aperta dell’elenco Modifica destinatari, puoi rimuovere facilmente singoli destinatari dall’unione, eseguire l’ordinamento, applicare un filtro all’elenco, ecc.
  • Nel quarto passo della procedura guidata, devi scrivere la lettera (a meno che tu non stia lavorando con un documento esistente).
  • Nel quinto passaggio della procedura guidata, utilizzare i pulsanti Precedente (<<) e Successivo (>>). Questo mostrerà come appariranno i dati dopo essere stati uniti o dopo la stampa del documento.
  • Nel passaggio n. 6 della procedura guidata, toccare l’opzione Stampa e scegliere le opzioni di stampa secondo la propria scelta.
  • Ora è il momento di salvare e quindi chiudere il documento MS Word.

Leggi anche: Come convertire il database di Access in un’applicazione Web?

Modo 3: convertire il report di Access in un documento Word utilizzando VBA

Un altro metodo che puoi provare per esportare il report di Access in Word è eseguire VBA (Visual Basic for Applications) o una macro nell’editor VBA. Ma ricorda che questo metodo richiede una conoscenza più tecnica della codifica e della sintassi per portare a termine il tuo lavoro con successo.

Per fare ciò, seguire attentamente le istruzioni seguenti:

  • Innanzitutto, apri il database di Access >> premi insieme i tasti ALT + F11 per aprire un editor VBA.
  • Quindi, vai su Inserisci >> Modulo per scrivere uno script VBA per esportare i report del database.

riquadro Stampa unione

  • Ora scrivi il codice VBA seguente:

Sub ExportReportToWord()

Dim objWord As Object

Dim objDoc As Object

Dim reportName As String

Dim filePath As String

‘ Set the name of the report

reportName = “YourReportName”

‘ Set the file path

filePath = “C:\Path\To\Your\Document.docx”

‘ Create a new instance of Word

Set objWord = CreateObject(“Word.Application”)

objWord.Visible = True

‘ Create a new document

Set objDoc = objWord.Documents.Add

‘ Export the report to RTF

DoCmd.OutputTo acOutputReport, reportName, acFormatRTF, filePath

‘ Open the RTF file in Word

objDoc.Content.InsertFile filePath

‘ Save the document as a Word file

objDoc.SaveAs2 filePath, wdFormatDocumentDefault

‘ Close Word

objWord.Quit

‘ Cleanup

Set objDoc = Nothing

Set objWord = Nothing

MsgBox “Report exported to Word successfully.”

End Sub

  • Infine, esegui il codice per automatizzare il processo di esportazione.

E il gioco è fatto!

Domande frequenti correlate:

Puoi condividere Access su Word?

Sì, il database Access può essere facilmente condivisibile su Word.

Come posso concedere Access alla modifica in Word?

Per concedere Access alla modifica in Word, devi accedere a File > Informazioni. Seleziona Proteggi documento >> Abilita modifica.

Come trasferisco i dati da Microsoft Access a Word?

È possibile trasferire dati da Microsoft Access a Word utilizzando l’esportazione incorporata: procedura guidata file RTF.

Leggi anche: Converti o migra un database di Access in SQL Server

Linea di fondo

La conversione del report di Access in un documento Word consente una maggiore flessibilità nella modifica e nella formattazione. Seguendo i metodi sopra menzionati, puoi spostare i tuoi dati da Access a Word con successo. Questo processo è particolarmente utile per creare documenti raffinati e dall’aspetto professionale che possono essere facilmente condivisi e su cui si può collaborare.

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Pearson Willey è uno scrittore di contenuti di siti Web e lungo-forma pianificatore di contenuti. Oltre a questo, è anche un avido lettore. Quindi sa benissimo come scrivere un contenuto accattivante per i lettori. Scrivere è come un vantaggio crescente per lui. Ama esplorare le sue conoscenze su MS Access e condividere blog tecnici.