Come importare dati da Excel ad Access? (Guida passo passo!)

Con la grande crescita delle organizzazioni, è comune per loro gestire i propri dati in un foglio di calcolo Excel. Tuttavia, a volte, gli amministratori hanno bisogno di importare i dati dei fogli Excel in un database di Access. Pertanto, se hai dati in un foglio di calcolo e desideri sapere come importarli da Excel ad Access con semplici passaggi, dai un’occhiata a questo post.

Qui imparerai l’importazione completa dei dati e sicuramente questo processo renderà l’accesso al tuo database molto migliore e più accessibile.

Importazione di dati da Excel

Se desideri archiviare alcuni dati da uno o più fogli di calcolo Excel in Access, dovresti importare il contenuto del foglio di lavoro in un database di Access nuovo o esistente. Quando importi dati, Access crea una copia dei dati in una tabella nuova o esistente senza apportare modifiche al foglio di lavoro Excel di origine.

Nota importante:

• Non è possibile salvare una cartella di lavoro di Excel come database di Access. Excel non offre tali opzioni per creare un database di Access dai dati di Excel.
• Quando si apre una cartella di lavoro di Excel in Access (nella finestra di dialogo Apri, modificare la casella di riepilogo Tipo file in File di Microsoft Office Excel e selezionare il file desiderato), Access crea solo un collegamento alla cartella di lavoro, non ne importa i dati. Il collegamento a una cartella di lavoro è fondamentalmente diverso dall’importazione di un foglio di lavoro in un database.

Perché dovrei importare dati da Excel a un database di Access?

Come tutti sappiamo, Microsoft Excel è ottimo per piccoli set di dati e calcoli rapidi. Ma quando i dati aumentano, diventa più difficile gestirli e archiviarli in modo intelligente. Microsoft Access aiuta a organizzare, filtrare ed eseguire query su grandi volumi di dati con facilità. Ecco perché dovresti convertire i dati di Excel in Access, per ottenere maggiore controllo e flessibilità.

Cosa fare in un file Excel prima di convertire i dati?

Beh, è ​​molto importante che il file Excel sia ben strutturato prima dell’importazione. Ecco cosa fare:

1. Rimuovere righe e colonne vuote.
2. Verificare che ogni colonna abbia un’intestazione.
3. Utilizzare una formattazione coerente per date, numeri e testo.
4. Salvare il file in un formato supportato come .xlsx o .xls.

Leggi anche: Come importare le email di Outlook in un database di Access 2016 e 2019?

Come importare dati da Excel ad Access?

Se non hai idea di come importare Excel in Access, non preoccuparti. Segui semplicemente la procedura completa per sapere come importare dati da Excel in Access.

Passaggio 1: Avviare il processo di importazione da Excel

• Innanzitutto, aprire il database di Access che conterrà i dati importati e fare clic sulla scheda Dati esterni sulla barra multifunzione.
• Il gruppo di pulsanti “Importa e collega” appare sulla barra multifunzione. Ogni pulsante è collegato a una procedura guidata che guida l’utente attraverso il processo:

Formati di file come Excel, Access, database ODBC ecc. hanno un pulsante specifico; è anche possibile trovare altri formati di file comuni utilizzando il pulsante “Altro“.

• Fare doppio clic sull’icona del pulsante Excel dalla barra multifunzione “Importa e collega” per avviare il processo di importazione da Excel.

Passaggio 2: Selezionare l’origine e la destinazione

• Sullo schermo viene visualizzata la finestra di dialogo “Ottieni dati esterni” specifica per il formato di file selezionato.
• Qui, fare clic sull’opzione Sfoglia per cercare il file che si desidera importare. Una volta individuato il file corretto, fare clic sul pulsante Apri.
• Nella metà inferiore dello schermo, verrà visualizzata l’opzione per l’importazione.
• Dobbiamo importare un foglio di calcolo Excel esistente in un nuovo database Access, quindi sceglieremo l’opzione “Importa i dati di origine in una nuova tabella nel database corrente”.

Nella finestra di dialogo “Ottieni dati esterni” sono presenti anche altre opzioni che consentono di:

• Collegare il database a un foglio Excel in modo che eventuali modifiche nel foglio di origine si riflettano anche in entrambi i database.
• Importare i dati in una tabella di database esistente.

Dopo aver selezionato il file e l’opzione corretti, fare clic su OK per continuare.

Passaggio 3: Selezione per l’archiviazione dei dati

In questa sezione, è necessario selezionare il metodo di archiviazione dei dati. In questo modo, si indica ad Access se importare o collegare i dati.

Passaggio 4: Completare i passaggi rimanenti

Seguire attentamente le istruzioni e completare i passaggi rimanenti nella finestra di dialogo “Ottieni dati esterni“, quindi fare clic sull’opzione “Fine“. Il peggio che può accadere è ottenere una tabella importata piena di testo incomprensibile. In tal caso, controllare il formato del file di origine.

Passaggio 5: Assegnare un nome alla tabella

È necessario assegnare ad Access un nome per fare riferimento alla tabella. Inserire il nome nel campo appropriato e fare clic sul pulsante “Fine“.

Passaggio 6: Salvare l’importazione

Per salvare l’importazione, fare clic su “Salva importazione con nome”. Facendo clic su questa opzione, il processo di importazione verrà completato e l’importazione verrà salvata per un utilizzo futuro.

La casella di controllo si trova nell’ultima schermata della procedura guidata. Dopo aver selezionato la casella, verrà richiesto un nome per l’importazione. Se si importano regolarmente questi dati, fare clic sulla casella di controllo “Crea attività di Outlook“. Access configurerà un’attività di Outlook che include un pulsante per eseguirla da Outlook.

Tornerai quindi alla schermata principale del database, dove potrai visualizzare i dati semplicemente facendo doppio clic sul nome della tabella nel pannello di sinistra. Congratulazioni, ora dovresti aver capito come importare i dati da Excel in Access!

Leggi anche: Come convertire un report di Access in un file PDF?

Collegare un database di Access a un foglio di calcolo di Excel

Collegando un database di Access ai dati di un altro programma, puoi utilizzare gli strumenti di query e reporting forniti da Access senza dover conservare una copia dei dati di Excel nel database. Pertanto, quando colleghi un database di Access a un foglio di lavoro di Excel, viene creata una nuova tabella collegata alle celle di origine.

Se viene apportata una modifica alla cella di origine di Excel, questa verrà visualizzata nella tabella collegata. Tuttavia, non è possibile modificare il contenuto della tabella corrispondente in Access. Per apportare modifiche ai dati, è necessario apportare modifiche al file di origine.

Come collegare un database di Access a un foglio di calcolo di Excel?

Se hai dati in Excel, puoi facilmente importare i dati del foglio di calcolo Excel nella tua tabella di Access. È possibile farlo collegando il database di Access al foglio di calcolo di Excel. Supponiamo di avere un piccolo database in Excel come questo, come mostrato in figura:

1. Per prima cosa, apri il database di Access e cerca la procedura guidata di importazione/collegamento nel rispettivo database di Access. La posizione di questa procedura guidata potrebbe variare in ciascuna versione di Access.

• Nell’ultima versione di Access con abbonamento a Office 365, nella scheda Dati esterni, nel gruppo Importa e collega, tocca Nuova origine dati > Da file > Excel.
• Se sei un utente di Access 2016, Access 2013 o Access 2010, nella scheda Dati esterni, nel gruppo Importa e collega, tocca l’opzione Excel.
• Per gli utenti di Access 2007, vai alla scheda Dati esterni, nel gruppo Importa, tocca l’opzione Excel.

2. Ora, nella finestra di dialogo “Ottieni dati esterni – Foglio di calcolo Excel“, nella casella Nome file, non dimenticare di specificare il nome del file di origine Excel.
3. Seleziona “Collega all’origine dati creando una tabella collegata“, quindi fai clic su OK.

Verrà avviata la procedura guidata “Collega foglio di calcolo” che ti assisterà durante tutto il processo di collegamento.

4. Nella pagina aperta della procedura guidata, seleziona il foglio di lavoro o un intervallo denominato e tocca l’opzione Avanti.

4. Se la prima riga del foglio di lavoro o dell’intervallo di origine contiene nomi di campo, seleziona “La prima riga contiene intestazioni di colonna“. Access utilizza queste intestazioni di colonna per denominare i campi nella tabella; se il nome della colonna include determinati caratteri speciali, non può essere utilizzato come nome di campo in Access. In tal caso, viene visualizzato un messaggio di errore che informa che Access assegnerà un nome valido ai campi. Fai clic su OK per continuare.

4. Infine, assegna un nome alle tabelle collegate e fai clic su “Fine“. Se il nome della tabella esiste già, ti verrà chiesto di sovrascrivere la tabella o la query esistente. Puoi toccare l’opzione di sovrascrittura se desideri sovrascrivere la tabella o la query esistente. Fai clic su “Sì” per sovrascrivere la tabella o la query, oppure su “No” e assegna un’opzione diversa.

4. Access crea la tabella collegata. Se l’operazione riesce, Access visualizza il messaggio di completamento del collegamento della tabella. Apri la tabella desiderata e controlla i campi e i dati per assicurarti di visualizzare i dati corretti in tutti i campi.

Se riscontri valori di errore o dati errati, devi risolvere i problemi relativi ai dati di origine.

Leggi anche: Come convertire MS Access in un’applicazione web?

Domande frequenti:

Qual è il modo migliore per utilizzare insieme i dati di Access ed Excel?

Collegare un foglio di lavoro Excel a una tabella di Access è il modo migliore per utilizzare insieme i dati di Access ed Excel.

Posso collegare un foglio di calcolo Excel a un database di Access?

Sì, puoi sicuramente collegare un foglio di calcolo Excel a un database di Access andando alla scheda Dati esterni >> nel gruppo Importa e collega >> cliccando sull’opzione Nuova origine dati > Da file > scegliendo Excel.

Qual è il migliore per i database, Excel o Access?

MS Excel è ideale per la visualizzazione dei dati, calcoli complessi e l’analisi di set di dati più piccoli e semplici, mentre MS consente di gestire e archiviare grandi quantità di dati strutturati, consentendo a più utenti di accedere e mantenere l’integrità dei dati attraverso i suoi moduli e report di database relazionali.

Come inserire dati da Excel a un database di Access utilizzando VBA?

Per inserire dati da Excel a un database di Access utilizzando VBA, seguire i passaggi seguenti:

• Creare e aprire una connessione a un database di Access.
• Quindi, creare e aprire un recordset contenente i dati della tabella.
• Eseguire un ciclo sui dati del foglio di calcolo Excel e aggiungerli al recordset (riga per riga).
• Quindi, aprire l’editor VBA e aggiornare il recordset (riga per riga).
• Chiudere sia il recordset che la connessione.

È il momento di concludere

Importare dati da Excel ad Access è semplice e molto utile. Tuttavia, seguendo i passaggi sopra indicati, è possibile importare Excel nel database di Access e semplificare il flusso di lavoro. MS Access migliora la gestione dei dati e rende l’analisi più efficiente.

Importante: utilizzare entrambi gli strumenti insieme per ottenere il massimo da fogli di calcolo e database.

Pearson Willey

Pearson Willey è uno scrittore di contenuti di siti Web e lungo-forma pianificatore di contenuti. Oltre a questo, è anche un avido lettore. Quindi sa benissimo come scrivere un contenuto accattivante per i lettori. Scrivere è come un vantaggio crescente per lui. Ama esplorare le sue conoscenze su MS Access e condividere blog tecnici.