Come utilizzare regola di convalida in MS Access 2016

Microsoft Access consente utente di convalidare l’immissione dei dati utilizzando la sua potente funzione “regola di convalida” per impedire il messaggio di errore di immissione dei dati. Inoltre, consente agli utenti di visualizzare un messaggio di errore in caso di immissione di dati non valida.

Scrivendo espressioni semplici e facili nei campi di convalida di Access , l’ utente può organizzare l’inserimento di dati da vari campi e applicare regole di validazione su di esso.

Se non hai idea di come utilizzare la regola di convalida in MS Access 2010/2013/2016/2019, non devi preoccuparti …! Basta leggere questo post.

Poiché questo post ti descriverà le informazioni complete sulla regola di convalida di MS Access, è esempio, i tipi, ecc. Inoltre esplora semplici modi per creare una regola di convalida sul campo, Record convalida regola, aggiungere una regola di convalida a un controllo su un modulo, una tabella e molto altro … .!!

Comprensione della regola di convalida MS Access:

La regola di convalida di MS Access è una delle migliori opzioni per prevenire errori di immissione dei dati. La regola di convalida dei dati di accesso controlla effettivamente l’inserimento dei dati applicando un set di regole specificato. Se i dati inseriti non corrispondono ai criteri applicati per quel campo, mostrerà un messaggio di errore e rifiuterà i dati.

La regola di convalida dei dati funziona perfettamente per i campi di numero, ora / data e valuta. Ma puoi anche creare una regola di validazione per le voci di testo. L’esecuzione di tale compito può essere complessa soprattutto se si è disposti a testare molte variabili di testo.

Qual è la necessità di utilizzare la regola di convalida di MS Access?

La regola di convalida di Microsoft Access consente di limitare o controllare l’input dell’utente nel campo tabella. Si può considerarlo come un insieme di livelli che garantisce che i dati immessi dall’utente siano opportunamente.

MS Access offre diverse opzioni come tipi di dati, dimensioni dei campi, proprietà della tabella e maschere di input per la convalida dei dati. Di questi, le proprietà della tabella consentono un tipo di convalida dei dati molto preciso ed esatto.

Un modo consiste nell’impostare la proprietà richiesta sull’opzione SÌ che impone agli utenti di inserire valore solo in quel particolare campo.

Un altro modo è utilizzare la proprietà Regola convalida che richiede valori specifici e la proprietà Testo di convalida per ottenere semplici avvisi di errore.

Ad esempio : supponiamo di impostare una regola come questa > 40 e <100 nella proprietà Regola di convalida accesso. Ciò costringerà l’utente a inserire valori da 40 a 100

Tutto sommato, la proprietà Testo di convalida di MS Access consente all’utente di verificare facilmente dove si è verificato l’errore e come risolverlo. es . il testo di validazione in questa condizione deve essere così: “inserisci valori tra 40 e 100”.

Esempi di convalida dei dati

Regola di convalida Descrizione
<100 Deve essere inferiore a 100.
<= 100 Deve essere inferiore o uguale a 100.
Tra 1 e 10 Deve essere compreso tra 1 e 10.
0 Non deve essere uguale a 0.
<1/1/95 Deve essere una data precedente all’1 / 1/95.
> = Data () Deve essere la data odierna o successiva.
<= Data () Deve essere la data odierna o precedente.
“Affari” o “Piacere” O “Altro” Deve essere “Affari” o “Piacere” o “Altro”.
Piace “??” Deve avere due personaggi.
Piace “####” Deve avere quattro numeri.

Tipi di regole di convalida in Access

Fondamentalmente, esistono due tipi di regole di convalida di Access. cerchiamo di discutere su ciascuno di essi uno per uno:

  • Regole di convalida del campo:

Questo tipo specifico di regole di convalida di Access è impostato per verificare il valore immesso nel campo e impedisce di uscire dal campo fino a quando il problema non viene risolto.

Ad esempio : supponiamo che tu stia utilizzando un campo data in cui hai impostato i criteri> = # 01/01/2010 # nella proprietà Regola di convalida di quel campo specifico . Ora devi inserire le date il 1 gennaio 2010 o successivamente.

Principalmente ci sono due caselle relative alle regole di convalida del campo. Questi sono i seguenti:

Tipi di regole di convalida in Access

1. Casella della regola di convalida

Questa opzione viene utilizzata per specificare i requisiti per i dati inseriti nel campo.

2.Casella di testo di convalida

Utilizzando questa opzione l’utente può assegnare il messaggio di avviso che appare all’utente. Verrà visualizzato un messaggio quando i dati violano la regola di convalida inserita dall’utente.

  • Registra regole di convalida:

Questa regola di convalida dei record viene utilizzata per controllare i dati durante il salvataggio di un record.

A differenza della regola di convalida dei campi sopra menzionata, utilizzando le regole di convalida dei record l’utente può fare riferimento ad alcuni altri campi presenti nella stessa identica tabella.

In genere, le regole di convalida dei record vengono create quando un utente deve effettuare un controllo per i valori presenti in un campo con i valori di un altro.

Ad esempio : supponiamo che sia necessario spedire un prodotto entro 30 giorni. Se non lo spedisci in quel periodo di tempo, devi rimborsare la parte del prezzo di costo del prodotto ai clienti.

In questo caso, definirai la regola di convalida del record in questo modo [ RequiredDate ] < = [ OrderDate ] +30 per assicurarti che qualsiasi utente non inserisca la data di spedizione troppo tardi in futuro.

Come Per utilizzare le regole di convalida In Access?

In questa sezione impareremo come utilizzare i due tipi di regole di convalida di accesso sopra menzionati, vale a dire le regole di convalida dei campi e le regole di convalida dei record.

Come utilizzare le regole di convalida dei campi ?

Crea una regola di convalida del campo

  1. Prima di tutto, scegli il campo che devi convalidare.
  2. toccando l’ opzione Campi sulla barra multifunzione, si raggiungerà il nome del gruppo ” Convalida campo”. Da questo gruppo toccare la freccia a discesa Convalida . Quindi toccare l’ opzione Regola di convalida campo .
  3. Utilizzare Expression Builder per la creazione della regola.

Da qui è possibile ottenere informazioni complete su come utilizzare Expression Builder in Access .

Crea un avviso di messaggio da visualizzare per l’immissione di dati non validi nel campo

  1. Effettuare la selezione del campo che richiede la visualizzazione di un messaggio per l’inserimento non valido dei dati. Il campo deve già avere una regola di convalida precedente.
  2. ora dalla scheda Campi , entrare nel gruppo Convalida campo e tocca l’ opzione Convalida . Quindi toccare l’ opzione Messaggio di convalida campo .
  3. Ora inserisci il messaggio più appropriato che desideri visualizzare. Supponiamo che tu abbia assegnato una regola di validazione come questa ” > 10″ . Quindi la dichiarazione del messaggio deve essere come questa “Immettere un valore inferiore a 10.”

Come utilizzare le regole di convalida dei record ?

Creare una regola di convalida dei record

  1. Inizialmente apri la tabella in cui devi convalidare i record.
  2. ora dalla scheda Campi accedi al gruppo Convalida campo e tocca l’ opzione Convalida . Quindi tocca l’ opzione Regola convalida record .
  3. Toccando l’opzione sopra si aprirà la finestra di dialogo Generatore di espressioni bo x per scrivere la regola di convalida.

Creare un messaggio da visualizzare per l’input del record non valido

  1. Aprire la tabella del database di Access in cui si desidera visualizzare un avviso di messaggio per l’immissione di dati non validi. La tabella deve avere una regola di convalida dei record fatta in precedenza ; se non lo è, crealo prima, come mostrato nella sezione precedente.
  2. toccando l’ opzione Campi sulla barra multifunzione, si raggiungerà il nome del gruppo ” Convalida campo”. Da questo gruppo toccare la freccia a discesa Convalida . Quindi toccare Registra messaggio di convalida
  3. Ora è il momento di inserire il messaggio appropriato. Se nel caso in cui la regola di convalida sia come questa [ StartDate ] < [ EndDate ], il messaggio deve essere come ” StartDate deve precedere EndDate “.

Dove è possibile utilizzare le regole di convalida in Access 2016?

L’utente può definire la regola di convalida dell’accesso per i controlli sui moduli e per i campi della tabella. Se si definiscono le regole di convalida per le tabelle, tali regole sono applicabili al momento dell’importazione dei dati. Per aggiungere regole di convalida in una tabella, basta aprire la tabella e utilizzare i comandi nella scheda Campi .

Per aggiungere la regola di convalida a un modulo, aprire innanzitutto il modulo Accesso nella vista Layout. Quindi aggiungere le regole nelle proprietà di ciascun controllo.

Di seguito nella prossima sezione impareremo come aggiungere la regola di convalida a una tabella e anche nei controlli sui moduli.

Come a Aggiungere regola di convalida a una tabella 

Avviare la rispettiva applicazione Access 2010/2013/2016. Successivamente, apri la tabella su cui desideri applicare la regola di convalida di Access.

Aggiungere regola di convalida a una tabella 1

Ora devi scegliere il campo sul quale devi applicare la validazione del campo. Qui nella figura mostrata stiamo applicando la regola di validazione dei campi sulla colonna Marks.

Aggiungere regola di convalida a una tabella 2

Tocca la scheda Campi presente nella barra dei menu. Successivamente verrà visualizzata una casella di convalida del campo in cui è presente un menu a discesa Convalida .

Dal menu a discesa, selezionare l’opzione della regola di convalida per scrivere l’espressione di convalida.

Aggiungere regola di convalida a una tabella 3

Toccando quell’opzione si aprirà la finestra di dialogo Generatore di espressioni . In questo è possibile scrivere un’espressione per convalidare le voci del campo. 

Qui stiamo considerando la condizione che tutto il corso porti un totale di 100 voti ma i voti ottenuti devono essere inferiori a 100.

Sintassi

[ Field_Name ] < Numeric_Value

Quindi ora scriveremo una semplice espressione per il campo dei segni di validazione proprio come mostrato in figura.

All’interno dell’elemento Espressione, Valori e Categorie, ci sono diverse espressioni presenti che puoi facilmente applicare sul campo selezionato. 

Qui stiamo scrivendo la formula,

[punti] <100

Aggiungere regola di convalida a una tabella 4

Tocca l’ opzione OK per applicarla correttamente. 

Ora scriveremo un messaggio che verrà visualizzato per chiarire la condizione applicata sopra.

Per questo è sufficiente accedere alla scheda dei campi e dall’opzione di convalida toccare al Messaggio di convalida campo opzione.

Aggiungere regola di convalida a una tabella 5

Ora digita un messaggio che desideri visualizzare quando qualcuno inserisce dati non validi. Tocca l’ opzione OK per continuare.  

Aggiungere regola di convalida a una tabella 6

Il messaggio di convalida inserito verrà visualizzato quando vengono immessi dati non validi nella tabella. Pertanto, ciò ti impedirà di commettere errori di immissione dei dati.

Aggiungere regola di convalida a una tabella 7

Come a Aggiungere convalida regola a un controllo in una maschera

Ebbene si può fare uso di testo di convalida proprietà e regola di convalida di proprietà del del controllo di modulo per l’aggiunta di regola di convalida a qualsiasi forma o controllo. Questo alla fine ti aiuterà a convalidare i dati di input per quel controllo specifico e limita anche l’utente a inserire dati non validi.

Nota: la creazione automatica di un modulo attraverso la tabella utilizzando i comandi Modulo presenti nella barra dei menu della barra multifunzione imposterà la regola di convalida per i campi presenti in quella particolare tabella.

Bene, un controllo può avere diverse regole di convalida per i campi della tabella e per il controllo associato. È molto utile se qualcuno vuole impostare regole più restrittive rispetto alla tabella. Innanzitutto, è necessario applicare la regola del modulo e successivamente impostare la regola della tabella. Se la tabella di accesso è molto restrittiva rispetto al modulo, le regole definite per il campo tabella avranno la precedenza.

Se sia la regola del modulo che la tabella si escludono a vicenda, non ti permetteranno di inserire alcun dato.

Ad esempio : supponi di applicare la seguente regola al campo data della tabella:

<# 01/01/2010 N °

Ma dopo applicare la stessa regola al controllo del modulo che è limitato al campo data:

> = # 01/01/2010 N °

Ora il campo data richiede valori precedenti all’anno 2010, ma qui il controllo del modulo richiede date che hanno anno o dopo l’anno 2010. Questo è il motivo per cui ti limita a inserire dati non validi.

Conclusione:

Le regole di convalida sono utili funzionalità di Access in quanto limitano le entrate di dati non validi nelle tabelle. Anche se non è possibile bloccare sempre cose non valide.

Utilizza questa accattivante funzionalità di MS Access per aggiungere una regola di convalida nel tuo database di Access e prevenire errori di inserimento dei dati. Se in qualsiasi momento si riscontrano problemi per applicare le regole di convalida in Access 2016. Quindi condividere il problema con noi nella nostra sezione FAQ . Ti aiuteremo immediatamente a fornire una soluzione per risolverlo.

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Pearson Willey è uno scrittore di contenuti di siti Web e lungo-forma pianificatore di contenuti. Oltre a questo, è anche un avido lettore. Quindi sa benissimo come scrivere un contenuto accattivante per i lettori. Scrivere è come un vantaggio crescente per lui. Ama esplorare le sue conoscenze su MS Access e condividere blog tecnici.