Modi migliori per migrare i dati tra gli Access Banca dati & SharePoint Facilmente

SOMMARIO:

Nell’argomento di oggi discuteremo di un aspetto molto importante di Access Banca dati e SharePoint, ovvero come importare / esportare / pubblicare il Banca dati di accesso a SharePoint. Quindi, consulta il post completo per scoprire i vantaggi e la necessità di farlo. E, soprattutto, come convertire / spostare / pubblicare il Banca dati di Access in SharePoint.

MS Access Banca dati E SharePoint:

SharePoint, è fondamentalmente uno strumento di collaborazione e gestione dei documenti proposto da Microsoft. Questo sistema di gestione dei contenuti comprende un insieme di tecnologie che hanno una compatta integrazione con Office 365 e utili funzionalità di gestione dei documenti.

Si possono facilmente usare Access 2010/2013/2016/2019 e Access Servizi su SharePoint per creare applicazioni di Banca dati web. In definitiva questa applicazione ti aiuterà a svolgere le seguenti attività.

• Avere accesso sicuro e protetto ai tuoi dati.
• Condividere dati su Internet o su un’organizzazione.
• Creare un’applicazione di Banca dati che non richiede alcuna applicazione MS Access da utilizzare.

Access 2010/2013/2016/2019 e Access Servizi offre una piattaforma per creare Banca dati che è possibile utilizzare sul sito di SharePoint.

Utilizzando il Banca dati di Access e i servizi di Access è possibile progettare / pubblicare Banca dati Web. Gli utenti che dispongono già di un account sul sito di SharePoint possono utilizzare il database Web nel browser Web.

Quali sono i vantaggi di collega Access Banca dati di e SharePoint?

Prima di spostare i dati del Banca dati di Access in SharePoint è importante sapere qual è il vantaggio di farlo.

Recupera i dati dal Cestino

Nel sito di SharePoint è abbastanza facile cercare record e dati che sono stati eliminati accidentalmente.

Avvio rapido:

Non devi preoccuparti molto per visualizzare l’elenco sul sito di SharePoint. Nel lancio veloce devi solo fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito.

Lavoro offline:

È possibile utilizzare il Banca dati di Access per lavorare offline con i dati collegati degli elenchi di SharePoint. Questa funzionalità è perfetta per funzionare perfettamente anche quando SharePoint non è accessibile.

Dopo la disponibilità di SharePoint, sincronizza tutte le modifiche e risolvi qualsiasi tipo di conflitto.

Problema tracciamento

Il tracciamento degli accessi interagisce direttamente con l’elenco di tracciabilità dei problemi del sito di SharePoint.

Gestire le autorizzazioni dell’elenco di SharePoint:

Puoi controllare le autorizzazioni di SharePoint negli elenchi collegati per assicurarti di non accedere inavvertitamente a dati privati. SharePoint ti consente di impostare diversi livelli di autorizzazione. Quindi, ora hai la possibilità di autorizzare l’accesso agli utenti.

Bulk modificare

Se è necessario apportare diverse modifiche all’elenco dei dati, ad esempio l’inserimento di molti commenti, il recupero dei campi di stato e l’aggiornamento dei dati. Tutte queste attività di modifica in blocco sono così facili da eseguire in Access.

Distribuzione del rapporto:

Se si utilizza Access per la creazione di report presenti nei dati dell’elenco collegato. Per condividere ampiamente questi report come file PDF, è sufficiente esportarli nella libreria di SharePoint. Questa libreria di SharePoint funziona come un centro report. E apre il file PDF nel lettore Adobe Acrobat per la ricerca, il paging e la lettura semplici.

Utilizzare SharePoint per creare una tabella di Access:

È possibile utilizzare la tabella di Access che si basa su un elenco di SharePoint. È un modo abbastanza semplice e conveniente per creare una tabella con campi simili di attività, eventi, problemi, elenco dei contatti. Access creerà una tabella corrispondente con il nome UserInfo.

voi Maggio anchpiace: Come Risoluzione dei problemi Access Banca dati Forma Apertura in bianco Problema?

Scenari comuni per l’utilizzo del Banca dati di Access a SharePoint

Ecco alcuni scenari comuni discussi di seguito in cui è necessario importare / esportare il Banca dati di Access nell’elenco di SharePoint.

• Quando il reparto utilizza il Banca dati di Access per report e query; mentre l’utilizzo di SharePoint per la comunicazione e la collaborazione del team. Un buon collegamento tra queste due applicazioni consente agli utenti del Banca dati di SharePoint e Access di modificare i dati. Quindi, puoi sempre ottenere e lavorare con i dati aggiornati.
• In precedenza si utilizzava il Banca dati di Access e ora è necessario iniziare a utilizzare SharePoint. hai spostato molti dei tuoi dati e tabelle collegate dal tuo Banca dati di Access al sito di SharePoint. Dopo aver collegato queste applicazioni, non è necessario creare tabelle locali. Devi solo creare elenchi di SharePoint e collegare questi elenchi dai rispettivi Banca dati.
• Quando è necessario continuare con i siti di SharePoint per memorizzare l’elenco, ma è necessario utilizzare anche i dati aggiornati presenti in Access per stampare report ed eseguire query.

Come importare l’elenco SharePoint a Access Banca dati

L’opzione di importazione consente di eseguire ulteriormente la ricorrenza delle attività di importazione in futuro senza passare ogni volta attraverso i passaggi completi della procedura guidata di importazione.

Perchè tu bisogno importare l’elenco di SharePoint a Access Banca dati?

Alcuni motivi comuni dietro l’importazione dell’elenco de SharePoint a Banca dati di Access:

Supponiamo di voler spostare i dati in modo permanente dall’elenco di SharePoint al Banca dati di accesso. in tal caso è necessario importare l’elenco in Access e quindi eliminare l’elenco di SharePoint.

Il dipartimento in cui stai lavorando utilizza Access ma ti viene indicato di utilizzare l’elenco di SharePoint per unire i tuoi dati in un unico Banca dati.

Passaggi per importare l’elenco di SharePoint a Access Banca dati

1. Innanzitutto, è necessario aprire il Banca dati di Access in cui è necessario mantenere i dati importati. Ma se non è necessario archiviare i dati nel Banca dati esistente in precedenza, creare un Banca dati vuoto.
2. In base alla versione del Banca dati di Access in uso, la posizione della procedura guidata di importazione / collegamento del testo può variare leggermente. Controlla i passaggi in base alla versione del Banca dati di Access:

Per l’utente di Office 365 o Access 2019:

• Vai alla scheda Dati esterni, quindi scegli il gruppo Importa e collega> tocca su Nuova origine dati> Da servizi online> Elenco SharePoint

Per l’Access 2016/2013/2010 Utente:

• Vai alla scheda Dati esterni, quindi scegli il gruppo Importa e collega> tocca il pulsante Altro per aprire un menu a discesa da questo menu a discesa e selezionare l’elenco di SharePoint.

3. Dopo aver eseguito i passaggi precedenti, sullo schermo verrà visualizzata la finestra di dialogo Ottieni dati esterni – Sito di SharePoint.
4. È necessario specificare l’indirizzo del sito di origine nella casella della procedura guidata aperta.
5. Scegliere Importa i dati di origine in una nuova tabella nell’opzione del database corrente, quindi toccare su Avanti
6. La procedura guidata visualizzerà un elenco, da questo elenco effettuare la selezione dell’elenco che si desidera importare.
7. Dalla colonna Articoli da importare, selezionare la vista che è necessario applicare per ciascuno degli elenchi scelti.
8. Casella di controllo con etichetta Importa valori di visualizzazione anziché ID per i campi che cercano valori memorizzati in un altro elenco di controlli, offre queste due attività:

• La scelta dell’opzione casella di controllo consente di importare i valori come parte del campo stesso.
• Deseleziona la casella di controllo per il campo di destinazione per estrarre un’altra tabella per i valori. In questo modo, gli ID delle righe del valore di visualizzazione verranno copiati nel campo di destinazione. In realtà, gli ID sono abbastanza importanti per la corretta definizione del campo di ricerca in Access.

9. Infine rubinetto OK

Ora vedrai che il Banca dati di Access verrà importato completo dell’elenco di SharePoint. Successivamente, verrà visualizzato lo stato dell’operazione eseguita nella pagina finale della procedura guidata.

Se è necessario eseguire nuovamente i passaggi di importazione in futuro. Quindi devi solo salvare i dettagli come specifica di importazione. Il Banca dati di Access non sovrascriverà la tabella già presente nel Banca dati come parte dell’operazione di importazione. Inoltre, non puoi aggiungere il contenuto dell’elenco o visualizzare la tabella esistente.

Come esportare il Banca dati di Access a Sharepoint?

Lo spostamento dei dati di Access nel SharePoint è il modo migliore per creare un Banca dati back-end. ma in questo caso particolare, i dati vengono conservati negli elenchi di SharePoint. Considerando che front-end è ancora il Banca dati di Access, quindi è possibile distribuirlo nello stesso modo in cui si divide il Banca dati.

Se possibile, l’esportazione guidata tabelle in SharePoint sposta i dati negli elenchi sul sito di SharePoint. In base alle dimensioni e alla capacità del Banca dati, il numero di oggetti e le prestazioni del sistema potrebbero essere influenzati. Se desideri interrompere il processo, tocca l’opzione Stop.

Questa procedura guidata eseguirà una copia di backup del Banca dati. Nel Banca dati di Access, dalla tabella crea un collegamento agli elenchi. Quindi ora è stato così facile controllare i dati sul sito di SharePoint mentre si lavora su Access. Se si verifica un problema, la Procedura guidata Esporta tabelle in SharePoint segnala immediatamente il problema e lo salva nel Banca dati di Access come una tabella di registro.

Nota:

Se sei un utente di Access 2007, la procedura guidata Esporta tabelle in SharePoint è nota come Procedura guidata Sposta nel sito di SharePoint. Non crea integrità referenziale negli elenchi di SharePoint.

Utilizzare la procedura guidata Esporta tabelle a SharePoint

1. Vai all’opzione Strumenti Banca dati e scegli il gruppo Sposta dati, premi SharePoint. È presente solo se il Banca dati è salvato con il formato .accdb.
2. Provare i passaggi seguenti dell’esportazione guidata tabelle in SharePoint, che include la specifica della posizione del sito di SharePoint.
3. Per annullare il processo in qualsiasi momento, toccare fino all’arresto
4. Nell’ultima pagina della procedura guidata, selezionare la casella di controllo Mostra dettagli per vedere più dettagli sulla migrazione.
5. Quando la procedura guidata completa tutte queste attività, premi il pulsante Fine.

Ma se la procedura guidata mostra qualche avviso, è necessario rivedere la tabella di registro ed eseguire qualsiasi azione. Questo assicurerà che i tuoi dati siano stati spostati correttamente.

voi Maggio anchpiace: Come rendere eseguibile il database MS Access

Come pubblicare il Banca dati di Access a SharePoint?

Il processo di pubblicazione del Banca dati di Access nel SharePoint è abbastanza diverso in ogni versione. Quindi, iniziamo come eseguire questa pubblicazione di un Banca dati di accesso in SharePoint. bene il passaggio completo della pubblicazione del Banca dati di Access su SharePoint è descritto nell’esempio, quindi guardalo attentamente.

• Nel Banca dati di Access creare o aprire un database vuoto.

• Potete vedere che nell’immagine mostrata abbiamo aperto un client chiamato Banca dati. In questo Banca dati è presente una tabella denominata client, quindi tocca due volte per aprirlo

• Questo aprirà la tabella client e ora puoi vedere tutti i suoi dati contenuti.

• Dalla finestra dell’applicazione del Banca dati di Access, fare clic sull’opzione dati esterni.

• Ora dalla sezione Esporta toccare l’opzione Altro e dal menu a discesa scegliere l’elenco di SharePoint.

• Nella sezione specifica di SharePoint è necessario inserire l’URL del sito di SharePoint. Per esempio.: rel=”nofollow”https://scuba3.atrackspace.com

• All’interno della sezione specifica nome assegnare il nome per la nuova sezione elenco.

• Deseleziona la casella di controllo presente accanto a “Apri l’elenco al termine“.
• Fai una rapida revisione delle impostazioni e premi l’opzione OK.

• Se richiesto, immettere le credenziali dell’utente di SharePoint.

• Ciò avvierà l’esportazione della tabella dei client dal Banca dati di Access all’elenco di SharePoint chiamato Client.

• Per terminare l’opzione di visualizzazione Modifica rapida, toccare l’opzione Interrompi modifica elenco.

Conclusione:

Dopo la creazione dell’elenco SharePoint, l’utente può facilmente lavorare con l’elenco presente nella tabella collegata di Access o sul sito di SharePoint. È possibile inserire i dati utilizzando la tabella o il modulo di Access o modificando l’elenco presente sul sito di SharePoint.

Prova tutte le linee guida di cui sopra per eseguire attività di importazione / esportazione del Banca dati di Access nel SharePoint. In caso di ulteriori problemi durante l’esecuzione della conversione del Banca dati di Access nel SharePoint. quindi in tal caso, si prega di porre domande nella nostra sezione commenti.